MedTech · MDR · KI-fähiges Wissensmanagement

Klare Dokumentationsstrukturen für regulierte MedTech-Teams

Ich unterstütze kleine und mittlere MedTech-Unternehmen dabei, technische Dokumentation gezielt gegen MDR Annex II und III zu prüfen, Lücken sauber zu priorisieren und daraus belastbare, KI-fähige Strukturen für den Alltag abzuleiten.

ISO 13485
zertifiziert
MDR
Compliance
120–200 €
pro Stunde

Warum Dokumentation in MedTech-Teams oft ausbremst

MDR-Konformität ist komplex – und fehlende oder schlecht strukturierte Dokumentation kostet Zeit, erzeugt Rückfragen und verzögert saubere Entscheidungen im Tagesgeschäft.

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Chaotische Wissensdatenbanken

Dokumente liegen verteilt über Confluence, SharePoint und E-Mails – ohne einheitliche Struktur oder Versionskontrolle.

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MDR-Lücken unentdeckt

Technische Dokumentation nach Annex II ist unvollständig – das zeigt sich oft erst, wenn Teams unter Zeitdruck Antworten liefern oder Unterlagen kurzfristig zusammensuchen müssen.

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Knappe Ressourcen

Kleinere MedTech-Firmen haben kein Budget für eine große IT- oder QM-Abteilung, brauchen aber denselben Compliance-Standard.

Wobei ich Sie unterstütze

Ich verbinde technisches Ingenieur-Know-how mit Erfahrung in regulierten MedTech-Prozessen und unterstütze Sie dabei, Dokumentation und Wissensmanagement praxistauglich aufzusetzen.

Aktuell verfügbar – begrenzte Kapazität pro Monat

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Dokumentationsstruktur-Aufbau

Ich entwerfe und implementiere eine klare, skalierbare Dokumentationsstruktur in Ihrem bestehenden Tool (Confluence, Notion, SharePoint).

  • Taxonomy & Namenskonventionen
  • Vorlagen für QM-Dokumente
  • Workflow-Integration
  • Mitarbeiter-Onboarding-Guide
120–200 € / Stunde
Projekt besprechen →
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KI-fähiges Wissensmanagement

Ich strukturiere Ihre Wissensbasis so, dass KI-Assistenten und RAG-Systeme regulierte Inhalte zuverlässig finden – ohne die Audit-Tauglichkeit zu gefährden.

  • Readiness-Check: Ist Ihre Dokumentation KI-tauglich strukturiert?
  • Ontologie, Taxonomie und Metadaten für verlässliche Retrieval-Ergebnisse
  • Konzeption nachvollziehbarer Prompt-Pipelines mit klaren Quellenbezügen
  • Roadmap für den KI-Einsatz im regulierten Umfeld
ab 1.200 € / Projekt
KI-Readiness besprechen →

Was ich in Annex II und III konkret prüfe

Die Analyse identifiziert fehlende, veraltete oder unzureichende Nachweise in Ihrer technischen Dokumentation – mit Fokus auf Struktur, Evidenz und Post-Market-Pflichten.

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Annex II – Technical Documentation

  • Device Description, Basic UDI-DI, Intended Use und Patient Population
  • Manufacturer Information
  • Labeling
  • Instructions for Use (IFU) gemäß MDR Artikel 10(11)
  • Design- und Manufacturing-Informationen inkl. Software-Versionierung und Lieferanten
  • GSPR-Nachweis mit Verlinkung auf Prüfungen, Verifikation und Validierung
  • Risikomanagement gemäß EN ISO 14971:2019/A11 einschließlich Nutzen-Risiko-Bewertung
  • Verifikation und Validierung
  • Klinische Evidenz und CER
  • IEC 62304 Nachweise für Software-Entwicklung und -Wartung
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Annex III – PMS Documentation

  • PMS-Plan mit Quellen, Methoden und Auswertung der gesammelten Daten
  • PMCF-Plan oder belastbare Begründung, warum PMCF nicht erforderlich ist
  • PMSR für Class I sowie PSUR-Struktur für Class IIa, IIb und III
  • Tracking von Complaints, Literature, Feedback, Vigilance und Trenddaten
  • Konsistenz zwischen PMS-Dokumenten, Risikoakte und klinischer Bewertung
  • Saubere Gliederung für spätere Einreichungen und Notified-Body-Reviews
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Typische Gaps & Ergebnis

  • Fehlende klinische Evidenz oder unzureichende CER-Unterlagen
  • Risikodateien ohne klare Verknüpfung zu Nutzen-Risiko und GSPR
  • Keine belastbare PMS-Logik für PMCF, PMSR oder PSUR
  • Inkonsistente Kapitel, unklare Verantwortlichkeiten und schwer auffindbare Nachweise
  • Priorisierte Gap-Liste mit konkreten Dokumenten- und Evidenzanforderungen
  • Klare Grundlage für interne Planung, Remediation und strukturierte Submission

KI-fähige Dokumentation für regulierte Teams

Verlässliche KI-Antworten entstehen nicht im Modell, sondern in der Wissensbasis. Saubere, audit-taugliche Strukturen sind die Voraussetzung dafür, dass KI-Assistenten und RAG-Systeme in MedTech-Unternehmen vertrauenswürdig arbeiten.

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Wissensbasis & Ontologie

  • Einheitliche Taxonomie und Namenskonventionen über alle Dokumentationsbereiche
  • Metadaten und Versionsstände, auf die Retrieval-Systeme sich verlassen können
  • Klare Verknüpfung von Anforderungen, Nachweisen und Quelldokumenten
🧪

Nachvollziehbare Prompt-Pipelines

  • Kontextaufbau aus der strukturierten Wissensbasis statt loser Dokumentenhaufen
  • Wiederholbare, überprüfbare Outputs mit klaren Quellenangaben
  • Definierte Grenzen: was die KI beantworten darf – und was nicht
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Roadmap zur KI-Readiness

  • Bewertung des Ist-Zustands Ihrer Dokumentationslandschaft
  • Priorisierte Schritte von der Strukturbereinigung bis zum Pilot-Use-Case
  • Beratung zu Governance, Verantwortlichkeiten und sinnvollen Grenzen des KI-Einsatzes

Von der Anfrage zur umsetzbaren Struktur

1

Erstgespräch

30 min kostenloses Kennenlern- und Bedarfsgespräch – remote oder vor Ort.

2

Analyse

Zugriff auf Ihre Dokumentenlandschaft; ich gleiche vorhandene Inhalte gezielt gegen Annex II und III ab.

3

Bericht & Plan

Klare Handlungsempfehlungen mit priorisierten Gaps, Nachweislücken und sinnvollen nächsten Schritten.

4

Umsetzung

Optionale Begleitung bei der Implementierung – im gewünschten Umfang.

Vince

Berater für MedTech-Dokumentation & Wissensmanagement

B.Eng. Physikalische Technik MDR / EU 2017/745 ISO 13485 Confluence Notion SharePoint Wissensmanagement RAG & Wissensgraphen Prompt-Pipelines

Struktur für Dokumentation, die im Alltag funktioniert

Mit einem Bachelor in Physikalischer Technik und Erfahrung im Wissensmanagement eines MedTech-Unternehmens verbinde ich technisches Verständnis mit einem klaren Blick auf regulierte Dokumentationsprozesse.

Ich unterstütze kleinere MedTech-Firmen dabei, technische Dokumentation, PMS-Unterlagen und interne Wissensstrukturen so aufzubauen, dass regulatorische Anforderungen klar, nachvollziehbar und teamtauglich umgesetzt werden – und zugleich die Grundlage für den verlässlichen Einsatz von KI-Assistenten entsteht.

🎓
B.Eng. Physikalische Technik Fundament in technischem Verständnis & naturwissenschaftlicher Methodik
🏭
MedTech Wissensmanagement (Industrie) Operative Erfahrung in regulierten Dokumentationsprozessen
📜
MDR & ISO 13485 Expertise Fundiertes Verständnis der regulatorischen Anforderungen für Medizinprodukte

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